Så kommer du igång med smartare finansiell rapportering, planering och analys

18.3.2022

finansiell rapportering

 

Visst är det lättare att göra som man alltid har gjort. Du och dina medarbetare har ju koll på rutinerna och vet precis vad som ska göras när ni kommer till jobbet.

Men lägger ni verkligen tiden på rätt saker? Om ni inte har reflekterat över hur ni arbetar de senaste fem-tio åren så är det hög tid att göra det nu!

 

Var medveten om utmaningarna – och hantera dem

 

All förändring möter motstånd, och att förändra sina inarbetade finansiella processer är inget undantag. Det här är något jag har mycket erfarenhet av och respekt för efter att ha gått igenom ett antal av mina kunders förändringsresor. Även om processerna är ineffektiva vet man ju att de ”fungerar” – fast detta kan och bör verkligen diskuteras.

Något av det allra viktigaste är om din företagskultur uppmuntrar till förändring och förbättringsarbete, eller om den försöker cementera gamla processer och rutiner. Det är till exempel inte ovanligt att Excelgurun som ”alltid” har gjort alla verktyg för managementrapportering känner sig hotad, blir en aktiv motståndare mot det nya och gör allt för att hitta fel. Samma sak kan gälla andra medarbetare som har lärt sig ”legacy-verktygen”, håller fast vid dem och ogärna lär sig något nytt.

Ett av problemen är att de interna resurserna inte räcker till för att genomföra de små eller stora förändringar som krävs för att jobba mer effektivt, eftersom tiden hela tiden behöver läggas på befintliga arbetsuppgifter för att hålla skutan flytande. Det blir lite av ett moment 22.

 

Så vad krävs för att lyckas?

 

1. Viljan att förändra, eller mer specifikt en förändringsinriktad chef. En ny chef kan ibland trigga en förändring och vara det som krävs för att ta sig ur de gamla hjulspåren. Det är ibland rentav anledningen till rekryteringen. En chef som jobbat ett tag i samma position har egentligen inga skäl att inte vilja sträva efter att jobba effektivare än vad man har gjort historiskt, men det kan behövas ett externt bollplank som visar på hur andra företag jobbar och vilka förutsättningar som gäller idag.

2. Förståelse för vilka tekniska möjligheter som finns för att lösa problemen. Många har inte koll på vad moderna system kan göra idag. Det är inte lätt att hinna hänga med i utvecklingen och förstå hur olika systemstöd kan hjälpa företaget att jobba smartare och mer effektivt. Det finns fler sätt att utvärdera olika system, och fler än ett system som skulle kunna vara det rätta för dig, men en erfaren konsult kan ofta vara en bra första speaking partner för att komma vidare.

3. En modern plattform som erbjuder ett flexibelt systemstöd och kan hantera omvärldens snabba förändringar. Frågar man affärssystemsleverantörerna så kommer de säga att ni kan göra allt inom ramen för deras affärssystem. Vi håller inte med. Affärssystemen är till för att hantera företagets transaktioner, och de är förstås affärskritiska och en stor del av företagens vardag. Men när det kommer till verksamhetsstyrning finns det bättre verktyg.

4. En finansiell modell och finansiella processer som är anpassade till verksamheten och styrningen av företaget. Behöver ni alla dessa KPI:er? Som så många kanske ni har lagt till nya under årens lopp men glömt att plocka bort gamla mätetal som inte längre är relevanta? Om du vill få in träffsäkra prognoser från personer med insikt i verksamhetens olika delar, ska du verkligen skicka ut en excelfil och be dem fylla i mallen med företagets kontoplan? Ställ dig frågan: vad behöver vi egentligen veta, vilka KPI:er behöver vi och hur når vi dit? Var villig att stryka ett streck över ert nuvarande arbetssätt och börja om.

 

De första stegen

 

För att komma igång tror jag på en stegvis approach med lagom stora steg.

En beprövad trestegsraket ser ut så här:

1. Gör en nulägesanalys. Förstå utmaningarna internt, vad saknas tekniskt? Ju bättre koll desto bättre kravställare blir ni. Men bilda er också en uppfattning om vilka ömma tår och revir som kan komma att behöva hanteras.

2. Förstå möjligheterna med en modern plattform. Ta reda på vad en systemlösning kan hjälpa till med i en initial fas. Vad gör som mest ont just nu? Se till att även få en förståelse för vad en systemlösning kan hjälpa till med i kommande steg. Det är lättare att ta en investering på en halv miljon kronor om man förstår vad man kan göra med verktyget.

3. Sätt målbilden. Vad är det vi vill åstadkomma på kort respektive lång sikt, baserat på våra behov och resurser.

 

Välj rätt partner

 

Ofta krävs det en extern partner för att verkligen få till en förändring, men inte vilken partner som helst.

Välj en partner som inte bara har djup teknisk kompetens, utan som är lyhörd och förstår din verksamhet och dess problem, inte bara ”implementerar och drar.” Dess medarbetare ska kunna berätta för dig om hur andra företag med liknande verksamhet arbetar.

Visst är det även viktigt att välja ett bra system, men till syvende och sist beror resultatet på hur bra kravspecifikation som tagits fram, hur de interna resurserna har allokerats, hur projektet drivs och hur väl din implementationspartner har förstått kraven.

Vi på Intito utmanar gärna våra kunder och brinner för att hjälpa dem att jobba smartare och utnyttja moderna system. Och vi älskar problemlösning, så kom gärna till oss med dina problem – ju svårare desto bättre!

I vårt webinar 31 mars 2022 pratar vi mer om smarta arbetssätt och smarta systemstöd. Där kommer vi att ge dig konkreta exempel på vilken skillnad det kan göra för de flesta företag.

Anders Alfalk

Performance Management Expert

Relevanta artiklar: Så här kan du jobba smartare

 

 

Anders Alfalk
CFO and Performance Management Expert