Så här kan du jobba smartare med managementrapportering, finansiell planering och analys

9.3.2022

I min förra artikel hävdade jag att många ekonomiavdelningar kan arbeta mycket smartare, och på så sätt både effektivisera sina processer och få fram bättre och mer träffsäkra beslutsunderlag.

Lätt att säga, kan man tycka, men hur ska man arbeta då?

Fortsätt läsa!

 

management

 

Effektivisera era finansiella processer

 

En modern plattform för finansiell planering och analys kan göra arbetet betydligt effektivare, men många gånger utnyttjas tyvärr inte dess fulla potential  även om lösningen finns på plats.

De flesta system idag är bestyckade med Artificiell Intelligens (AI) och möjliggör automatisering av en rad vanliga uppgifter. Att ta stöd av AI frigör inte bara tid som kan användas till analys och strategiska frågor, utan förbättrar också kvaliteten på företagens beslutsunderlag.

Med hjälp av AI kan man till exempel hitta avvikelser genom så kallad ”Outlier Detection”. Systemet gör dig uppmärksam på datapunkter du bör titta närmare på, och visar på åtgärder som behöver vidtas eller som kan ge dig nya, viktiga insikter.

Decision Optimization är en funktion som hjälper dig att utnyttja företagets resurser på bästa möjliga sätt. Systemet kan till exempel beräkna din optimala lagerstorlek, eller räkna ut vilka lastbilar som bör ta vilken körning och vid vilken tidpunkt. Förslaget baseras på historiska verksamhetsdata, exempelvis timkostnad för olika lastbilar och tillgänglighet av personal.

 

Bättre prognoser och planer

 

Med en modern plattform som IBM Planning Analytics kan du släppa backspegeln med blicken och i stället rikta den framåt. Du kan vrida och vända på olika scenarios och blixtsnabbt se statistiskt troliga utfall baserat på historiska data. Att enkelt kunna laborera med data och få hjälp med troliga framtida scenarios är en enorm styrka som ger ditt företag konkurrensfördelar.

Prediktiv analys använder data, statistiska algoritmer och maskininlärning för att förutspå framtida beteenden baserat på historiska data. Det är en viktig grund för strategisk planering och operativ verksamhetsstyrning. Det kan till exempel användas för att utnyttja företagets kapacitet och resurser bättre, vilket i förlängningen ger gynnsamma effekter på resultatet.

Systemets AI föreslår en första basprognos som du kan utgå ifrån. Sen kan du enkelt jobba vidare med prognosen och låta nya egna versioner växa fram. Genom att experimentera med olika priser, volymer, kostnader med mera, kan du sedan bedöma vilket som är det troligaste scenariot och låta det bli din officiella prognos. Efter några iterationer där du bollar olika scenarios med ”maskinen” har du en bättre prognos – och kan ta fram en bättre plan. Prognoserna blir dessutom bättre över tid, för ju mer historik systemet förses med, desto träffsäkrare förutsägelser.

Ett annat praktiskt exempel på hur AI kan användas i den dagliga verksamheten är att låta AI använda väderprognosen för att ta fram en operativ verksamhetsplan och en finansiell prognos för de närmaste veckorna. En motsvarande prognos är svår att göra i Excel. Om du dessutom önskar arbeta parallellt med ett optimistiskt och ett realistiskt scenario i Excel får du dubbelt så många flikar att konsolidera, vilket snabbt blir ohanterligt.

 

Förenkla din managementrapportering

 

Kräver din ledningsgrupp Excel, PPT och Word, oavsett vilket affärssystem ni använder? Då sticker ni inte ut.

Många företags bokslutsrutiner kräver fortfarande traditionella presentationer och rapporter även om all data ”finns i molnet”. Visst finns det fördelar med att kunna bifoga presentationer i mejl, men samtidigt så innebär det att det läggs ned en stor andel kvalificerad tid på att uppdatera siffror i Excel och PPT. Tid som kan läggas på andra mer värdeskapande arbetsuppgifter.

Intito Office Connect är ett exempel på en plugin som kan förenkla arbetet redan idag utan att det behövs något nytt affärssystem, rapportverktyg eller rapporteringssätt. Ledningsgruppen kan behålla presentationer och rapporter som de är vana vid, vilket är en stor fördel.

Med Intito Office Connect kan du enkelt skapa presentationer baserat på data i ditt system, till exempel IBM Planning Analytics. Med en knapptryckning uppdateras alla objekt som kopplats till källan ”automatiskt”.

Ett annat sätt att arbeta smartare är att anpassa budget- och prognosmodeller till verksamheten. Alla är inte lika vana vid konton och kostnadsställen som en CFO eller en controller, och det är inte ovanligt att controllern behöver stötta slutanvändaren för att denne ska kunna tolka informationen i inmatningsmallen för budget och prognos. I organisationer där man ligger långt framme har man förenklat för användaren så att inmatning sker i termer som slutanvändaren förstår och känner igen.

Det är framför allt personer med verksamhetsansvar som har behov av en modern lösning för Performance Management, medan ledningen många gånger föredrar traditionella finansiella rapporter.

 

Alternativa plattformar och verktyg

 

Microsoft Power BI, IBM Planning Analytics och andra verktyg innehåller delvis samma tekniska möjligheter. Svårigheten ligger snarare i att få ihop helheten och få ut affärsvärdet ur investeringen. Plattformen ska kunna skapa en sanning för alla i organisationen och stötta både den operativa verksamheten och bolagets eller koncernens finansiella perspektiv. Just detta är styrkan med IBM Planning Analytics. Verktyget erbjuder dessutom hög prestanda, kan hantera stora mängder data och rymmer både prognostisering och analys.

I slutänden gäller det dock att inte stirra sig blind på vad ett verktyg kan göra. Det är minst lika viktigt att ha en samarbetspartner som förstår verksamhetens nuläge och faktiska behov och kan hjälpa den att ta sig till önskat börläge.

Det vanligaste alternativet är tyvärr ofta det sämsta, dvs att inte ta något beslut alls utan att fortsätta som förut. Kanske motiveras det med att det inte finns tid att lägga på ett projekt. Kanske intalar man sig att det går att lösa det med hjälp av egna resurser som är bra på att programmera och befintliga verktyg.

Men den fällan går väl inte du i?

Vill du veta mer? Läs mer och se vårt inspelade webinar med samma tema:

Se inspelat webinar!

 

Anders Alfalk

Performance Management Expert

 

Anders Alfalk
CFO and Performance Management Expert