Jobbar du osmart med managementrapportering, finansiella planer och analys?

1.3.2022

 

Jag pratar ofta med CFO:er och controllers om deras företags managementrapportering, finansiella planering och analys, och många av dem ger uttryck för öppen frustration. Tiden tycks inte räcka till så fort de ska få ihop ett bokslut, en budget eller en prognos. De kämpar på med sina Excelfiler, fast i arbetssätt som kostar företaget otroligt mycket tid, pengar och i förlängningen affärer. De gör som de alltid har gjort.

Steget till att jobba smartare är dock inte så långt som många tror.

 

management-rapporter


En (alltför) vanlig dag på jobbet


Så här brukar det se ut. 

Tidsslukande manuellt Excelarbete. Enormt mycket energi läggs på att knepa och knåpa med Excelfiler. Det är inte ovanligt med flera hundra kostnadsställen som kräver input från ett stort antal personer i verksamheten. I bästa fall följer Excelfilerna de fyller i samma mall. Controllern får in ett svindlande antal filer att konsolidera, ett arbete som görs helt manuellt och kräver enormt mycket tid. Med lite tur finns en intern Excelguru på företaget som via en avancerad VBA-snurra spottar ut all rådata i en stor fil för vidare analys.

 

Utfallsrapporteringen kräver allt fokus. Det här gör att merparten av organisationens och inte minst ekonomiavdelningens tid slukas av historiken och utfallsrapporteringen. Tyvärr får kvalitativ analys och framåtblickande arbete ofta komma i andra hand.

Många CFO:er och ledningsgrupper känner sig bekväma med ”old-school”-PPT och Excelark. Ju högre chef, desto svårare att få dem att logga in själva och analysera direkt i ett modernt Dashboard, trots att de där själva kan drilla och filtrera för att få svar på sina frågor. 

Alla siffror ska dessutom landa i välpaketerade presentationer och rapporter som kan skickas runt – det räcker inte med att de ”finns i molnet”. Det innebär också en hel del klipp och klistra för att få ihop PPT-presentationerna och Worddokumenten.

 

Stressiga ändringar i sista minuten. Märkligt nog kommer det alltid sista-minuten-ändringar kvällen innan en rapport ska vara klar eller utfallet ska presenteras på ett ledningsgruppsmöte. Chefen för en avdelning är sen eller vill bara ändra på några siffror och det är bara för controllern att sätta sig att ändra i alla grafer och tabeller. Dominoeffekten gör att många slides påverkas.

 

Föråldrat systemstöd. Företaget dras med affärssystem som passerat sitt bäst före datum för länge sen. Många av våra kunder har system som är över tio år. Det betyder att de inte kan dra nytta av ny teknologi, och det händer otroligt mycket på den fronten varje år. På tio år kommer man rejält på efterkälken. 

Känner du igen dig?

 

Varför du ska sluta jobba osmart


Om det ser ut så här på ditt företag så har jag goda nyheter: det finns utrymme för förbättringar – och synnerligen goda skäl till att göra något åt det.

Här är de viktigaste.

Ineffektiva processer. Det är dyrt att fortsätta låta företagets arbetssätt och verktyg kräva en massa manuellt arbete och krångliga rutiner. De ska göra arbetet lättare, inte begränsa det. 

Kvalitetsrisker. När en stor del av arbetet görs manuellt och under stress finns en överhängande risk att det blir fel. 

Felutnyttjad kompetens. Din ekonomiavdelning lägger tid på okvalificerade arbetsuppgifter och onödigt manuellt arbete i stället för värdeskapande aktiviteter, såsom kvalitativa analyser och smarta prognoser. 

Kompetensflykt. Ni vill antagligen ha motiverade, duktiga controllers. Framför allt vill ni behålla dem. För mycket tråkigt, repetitivt ekonomiarbete leder förr eller senare till motsatsen. 

Personberoende. Vad gör du om viktiga nyckelpersoner, till exempel Excelgurun, slutar?

Uteblivna analyser. Ofta får man ihop historiken trots sitt gamla affärssystem. Verktygen och processerna är dock för rigida för att klara av att testa olika scenarios och analysera avvikelser och det kan vara av största vikt när ledningen ska fatta avgörande beslut, särskilt när omvärlden förändras allt snabbare.

Sämre beslut. Osäkerhet kring siffornas kvalitet, i kombination med försummat analys- och prognosarbete gör inte beslutsunderlaget bättre.


Så hur kan du jobba smartare?


Det finns några väl beprövade sätt att höja kvaliteten och effektiviteten i din planering och managementrapportering. 

Här är tre av de – enligt min erfarenhet – mest uppenbara: 

Förenkla er nuvarande managementrapporting. Din ledningsgrupp och dina rapporteringsrutiner kräver kanske MS Office-dokument som Excel, PPT och Word. Det finns sätt att förenkla arbetet redan idag utan att behöva införa ett nytt affärssystem (eller nya rapportverktyg om ni redan har en modern plattform).

Effektivisera era finansiella processer. Automatisera okvalificerade uppgifter och låt dina medarbetare arbeta flexibelt med hjälp av moderna verktyg som klarar av vår komplexa och snabbt föränderliga verklighet. Du får dessutom medarbetare med stimulerande arbetsuppgifter. 

Bättre beslut med AI-baserad analys och prognos. Att jobba framåtblickande och prova olika framtidsscenarios är svårt för att inte säga omöjligt utan ett bra systemstöd. I stället för att gissa kan du låta AI-verktyg hjälpa dig med prognoserna och skapa ett prognosutkast baserat på er historik och relevanta omvärlds-parametrar. Inte bara för att spara tid, utan för att det ger företaget ett mer tillförlitligt beslutsunderlag. AI kan även användas för att leta igenom data och finna avvikelser som det kan vara värt att titta närmare på. 


Jag hoppas jag har inspirerat dig till att höja blicken och ifrågasätta sakernas tillstånd. Det är en bra början!

Läs vår artikel där vi går närmare in på de smartare arbetssätten och hur de kan implementeras: Så här kan du jobba smartare med managementrapportering, finansiell planering och analys.

Anders Alfalk

Performance Management Expert

 

Anders Alfalk
CFO and Performance Management Expert